הודעת תזכורת ללקוחות לפני תור: מתי לשלוח ומה לכתוב, עם נוסחים

הודעת תזכורת ללקוחות לפני תור כוללת את שם העסק, היום, השעה, הכתובת וקישור לביטול או לשינוי. שולחים אישור ברגע שהתור נקבע, ותזכורת אחת בזמן שעוד משאיר ללקוחה אפשרות לבטל, למשל יום לפני או בבוקר של יום התור.

לקוחה שלא מגיעה לטיפול פנים היא לא רק שעה וחצי בלי הכנסה. זה גם חומרים שהוכנו, שעה שלא הוצעה למישהי אחרת, ולפעמים יום עבודה שנגמר מוקדם מדי. החדשות הטובות: רוב הלקוחות שלא מגיעות לא עושות את זה בכוונה. הודעת תזכורת טובה, שנשלחת בזמן הנכון, פותרת את רוב המקרים.

בכתבה הזו: למה לקוחות לא מגיעות, מתי הכי נכון לשלוח תזכורת, מה חייב להיות בה, ונוסחים מוכנים שאפשר להעתיק.

למה לקוחות לא מגיעות לתור?

כמעט תמיד בגלל שכחה, שינוי בתוכניות בלי דרך נוחה להודיע, או בלבול בפרטים:

• שכחה. התור נקבע לפני שלושה שבועות, והחיים קרו בינתיים.
• שינוי בתוכניות, בלי דרך נוחה להודיע. להתקשר ולהתנצל זה לא נעים, אז דוחים את זה, ובסוף פשוט לא מגיעים.
• בלבול בפרטים: שעה, יום או כתובת.

לכן תזכורת טובה עושה שלושה דברים: מזכירה, נותנת דרך פשוטה לבטל או לשנות, וחוזרת על הפרטים החשובים.

כמה זמן לפני התור לשלוח תזכורת?

כך שעוד יישאר ללקוחה זמן לבטל, ולכם זמן למלא את השעה: יום לפני, או בבוקר של יום התור. לכל תזמון יש יתרון אחר:

מה שעובד אצל רוב העסקים: אישור מיד כשהתור נקבע, ותזכורת אחת שמשאירה זמן לבטל. בטיפולים ארוכים או יקרים כדאי להוסיף תזכורת קצרה קרוב לשעת התור. יותר משתי תזכורות כבר מרגישות כמו הצפה.

לשלוח תזכורת ב-SMS או בוואטסאפ?

הכי פשוט לתת ללקוחה לבחור כשהיא קובעת, כי לכל אחד מהם יתרון אחר.

SMS מגיע לכל טלפון, בלי אפליקציה ובלי חשבון. הוא קצר ופשוט, ומתאים במיוחד ללקוחות מבוגרות יותר.

וואטסאפ נקרא מהר יותר אצל רוב האנשים, ואפשר לראות בו את כל ההיסטוריה עם העסק. מצד שני, הודעות אוטומטיות בוואטסאפ, כמו תזכורות, נשלחות בדרך כלל דרך פלטפורמת העסקים של וואטסאפ, ולכן צריך מערכת שמחוברת אליה. וגם לא כל לקוחה אוהבת לקבל שם הודעות מעסקים.

מה לכתוב בהודעת תזכורת?

שם העסק, היום והשעה, הכתובת, הנחיה להכנה אם יש, וקישור לביטול או לשינוי:

• שם העסק, כדי שלא תצטרך לנחש מי שולח.
• יום, תאריך ושעה.
• כתובת, ואם צריך, הסבר קצר על חניה או כניסה.
• הנחיה אחת להכנה, אם יש.
• קישור לביטול או לשינוי, ועד מתי אפשר.

ומה לא? פסקאות ארוכות, אימוג'ים בכל שורה, ואיומים בקנסות. הודעה קצרה ונעימה נקראת עד הסוף.

נוסחים מוכנים להעתקה

החליפו את מה שבסוגריים בפרטים שלכם.

אישור קביעת תור

היי [שם], התור שלך ל[טיפול] נקבע ליום [יום], [תאריך] בשעה [שעה], אצל [שם העסק], [כתובת]. אפשר לבטל או לשנות עד [זמן] לפני התור בקישור: [קישור]. מחכה לך!

תזכורת יום לפני

היי [שם], תזכורת: מחר, [יום] בשעה [שעה], נפגשות ל[טיפול] ב[כתובת]. לא מסתדר? אפשר לשנות או לבטל כאן: [קישור]. תודה!

תזכורת בבוקר של יום התור

בוקר טוב [שם]! מחכה לך היום בשעה [שעה] ל[טיפול]. הכתובת: [כתובת]. אם משהו השתנה, עדכני כאן: [קישור].

תזכורת עם הכנה לטיפול

היי [שם], לקראת [הטיפול] מחר בשעה [שעה]: [הנחיה אחת, למשל "כדאי להגיע בלי איפור"]. אם יש שאלה, אני כאן. לשינוי התור: [קישור].

אחרי שלקוחה לא הגיעה

היי [שם], חיכיתי לך היום ב[שעה] ולא הספקנו להיפגש. מקווה שהכול בסדר! אם תרצי לקבוע מועד חדש, הנה הקישור: [קישור].

כשמתפנה שעה (לסטטוס או לסטוריז)

התפנה תור מחר, [יום], בשעה [שעה], ל[טיפול]. מי שרוצה, אפשר לקבוע כאן: [קישור לאתר].

שימו לב לטון בהודעה אחרי אי-הגעה: בלי האשמה. רוב הלקוחות שפספסו תור פעם אחת חוזרות, אם לא מביכים אותן.

מדיניות ביטולים, בלי להבריח לקוחות

תזכורת עובדת הכי טוב כשיש מאחוריה מדיניות פשוטה. כמה כללים:

• קבעו גבול זמן אחד וברור, למשל עד 24 שעות לפני התור, וכתבו אותו גם באתר וגם בהודעת האישור.
• הפכו את הביטול לקל. זה נשמע הפוך, אבל ביטול בלחיצה מגיע מוקדם יותר מביטול בטלפון, ומשאיר לכם זמן למלא את השעה.
• היו עקביים. כלל שמופעל רק לפעמים נתפס כלא הוגן.
• ללקוחה שחוזרת על זה שוב ושוב, אפשר לבקש שתקבע רק בשיחה, או לחסום אותה מהזמנה אונליין.

איך יודעים שהתזכורות עובדות?

סופרים, כי כדי לדעת אם משהו השתנה צריך מספר להשוות אליו. ספרו במשך חודש כמה לקוחות לא הגיעו וכמה ביטלו פחות מיום לפני. אחרי שמתחילים לשלוח אישור ותזכורת, ספרו שוב. אם עדיין יש הרבה ביטולים ברגע האחרון, נסו להקדים את התזכורת או להרחיק את גבול הביטול. אם הבעיה היא לקוחה אחת שחוזרת על זה, טפלו בה ישירות ולא דרך כל הלקוחות.

איך זה עובד אוטומטית בלייטור?

אם האתר שלכם בנוי בלייטור, את רוב מה שתיארנו כאן לא צריך לשלוח ידנית:

• אישור ברגע הקביעה, ב-SMS או בוואטסאפ לפי מה שהלקוחה בחרה, עם קישור לניהול התור ועם הזמן שעד אליו אפשר לבטל.
• תזכורת בשבע בבוקר ביום התור, ב-Lightor+ וב-60 הימים הראשונים של כל חשבון חדש, עם קישור לביטול או לשינוי.
• תזכורת נוספת כשעה לפני התור במסלול Lightor Pro. בתור שלפני הצהריים תזכורת הבוקר מספיקה, ולא נשלחת עוד אחת.
• אתם קובעים עד מתי אפשר לבטל, מחצי שעה ועד שבוע לפני. אחרי הזמן הזה הקישור כבר לא מאפשר ביטול.
• התראה אליכם על כל ביטול או שינוי, כדי שתוכלו להציע את השעה למישהי אחרת.

נוסחי ההודעות האוטומטיות קבועים, בעברית או באנגלית. אם אתם רוצים גם תזכורת יום לפני לטיפולים ארוכים, אפשר לשלוח אותה בעצמכם עם הנוסח שלמעלה. איך בוחרים מערכת תורים מתאימה, כתבנו במערכת זימון תורים לקוסמטיקאית: 10 דברים לבדוק.

לסיכום

רוב הלקוחות רוצות להגיע. תזכורת קצרה, בזמן שמשאיר מקום לשינוי, עם קישור שמאפשר לבטל בלי מבוכה, הופכת "שכחתי" ל"עדכנתי מראש". ומי שבכל זאת לא מגיעה, תקבל הודעה נעימה ותחזור בפעם הבאה.

שאלות נפוצות

איך כותבים נוסח הודעת תזכורת?

קצר ונעים: שם, מה, מתי, איפה וקישור לשינוי. למשל: "היי [שם], תזכורת: מחר בשעה [שעה] נפגשות ל[טיפול] ב[כתובת]. לא מסתדר? אפשר לשנות כאן: [קישור]."

מה כותבים בהודעת תזכורת לאירוע?

את אותם עיקרים: שם האירוע, היום והשעה, המקום ואיך מגיעים, ומה להביא. הוסיפו דרך פשוטה לעדכן שלא תגיעו, כדי שתדעו כמה אנשים לצפות.

כמה תזכורות לשלוח לפני תור?

אחת, ולפעמים שתיים: אישור כשהתור נקבע ותזכורת שמשאירה זמן לבטל, ובטיפול ארוך או יקר עוד תזכורת קצרה קרוב לשעה. יותר משתיים כבר מרגישות כמו הצפה.

האם לייטור שולח תזכורות במסלול החינמי?

לא, במסלול החינמי נשלח רק האישור. תזכורת בשבע בבוקר של יום התור נשלחת במסלולים בתשלום וב-60 הימים הראשונים של כל חשבון חדש, ותזכורת נוספת כשעה לפני נשלחת ב-Lightor Pro.